Hilfe und Dokumentation
Vollständige Bedienungsanleitung für das KGS-Manager Smart Automation System
Einführung
Willkommen bei KGS-Manager, dem intelligenten Schichtplanungs- und Automatisierungssystem für Gleisbausicherung und Transportmanagement. Dieses Handbuch führt Sie durch alle Funktionen und zeigt Ihnen, wie Sie die Smart Auto-Assignment Technologie optimal nutzen können.
Erste Schritte
Registrierung
1. Gehen Sie zur Registrierungsseite und füllen Sie Ihre Daten aus: Vorname, E-Mail, Position, Adresse (Straße, PLZ, Stadt), Passwort
2. Wählen Sie Ihre Position/Rolle (wird bei Smart Auto-Assignment verwendet)
3. Lesen und akzeptieren Sie die Nutzungsbedingungen
4. Klicken Sie auf "Registrieren" - Ihr Konto ist sofort aktiv
Sie werden dann zum Login weitergeleitet.
Anmeldung
1. Geben Sie Ihre E-Mail Adresse ein
2. Geben Sie Ihr Passwort ein
3. Klicken Sie auf "Anmelden"
Sie werden zu Ihrem persönlichen Dashboard weitergeleitet.
Dashboard Überblick
Oben Links: Logo und Navigation (Home, Hilfe, Support)
Oben Rechts: Search Bar, Chat Icon (KI Assistant), Benutzer Menu (Profil, Settings, Logout)
Linke Sidebar: Hauptmenü (Dashboard, Automation, Workers, Vehicles, Calendar, Admin)
Hauptbereich: Widgets mit Status, Quick Actions, und Übersichten basierend auf Ihrer Rolle
Die genaue Seite hängt von Ihrer Benutzerrolle ab (Admin, Dispatcher, Arbeiter).
Smart Auto-Assignment
Wie die automatische Schichtplanung funktioniert
Ressourcenverwaltung
Verwaltung von Arbeitern, Fahrzeugen und Einsätzen
Weitere Features
Dashboard, Kalender und andere Funktionen
Admin und Berechtigungen
Verwaltung und Kontrolle
Häufig gestellte Fragen
Lösungen und Antworten
Fehlerbehebung
Lösung 1: Überprüfen Sie, dass Sie die richtige E-Mail eingeben
Lösung 2: Überprüfen Sie, dass Caps Lock nicht aktiviert ist
Lösung 3: Verwenden Sie "Passwort vergessen" um Ihr Passwort zurückzusetzen
Lösung 4: Kontaktieren Sie den Support wenn das Problem anhält
Lösung 1: Überprüfen Sie, dass der autonome Modus AKTIVIERT ist (grünes Toggle)
Lösung 2: Überprüfen Sie, dass es neue AKTIVIERTE Aufträge gibt (Status = "aktiv")
Lösung 3: Führen Sie Smart Auto-Assignment manuell aus über Automation > Manual Run
Lösung 4: Überprüfen Sie, dass mindestens ein verfügarer Arbeiter existiert
Lösung: Kritische Konflikte müssen Sie manuell lösen:
- Arbeiter aus Schicht entfernen die bereits anderweitig zugewiesen ist
- Anderes Fahrzeug wählen wenn das aktuelle nicht verfügbar ist
- Abwesenheit eines Arbeiters entfernen wenn irrtümlich eingetragen
- Zeitfenster verschieben wenn Konflikt zeitlich ist
Zeiterfassungssystem
Überblick
Das intelligente Zeiterfassungssystem verfügt über automatische Uhr, Pausen-Tracking und intelligente Alerts:
- ✓ Live-Uhr mit Echtzeit-Updates (24h Format)
- ✓ Automatische Arbeitszeit-Berechnung
- ✓ Pausen-Management (genommen vs. erlaubt)
- ✓ Smart Alerts (Überstunden, Pausenregeln, lange Schichten)
- ✓ Admin Live-Dashboard mit allen Workern
- ✓ Color-coded Status (Grün/Gelb/Rot)
Worker Zeiterfassung
1. Schicht starten: Klicken Sie "Uhrzeit erfassen (Einstieg)" um die Arbeitszeit zu starten
2. Pausen verwalten: Klicken Sie "Pause starten" wenn Sie eine Pause nehmen möchten
3. Live Metriken: Sehen Sie die Arbeitszeit, genommenen Pausen und verbleibenden Pausen in Echtzeit
4. Schicht beenden: Klicken Sie "Uhrzeit erfassen (Austritt)" um Ihre Schicht zu beenden
5. Alerts prüfen: Überprüfen Sie die Alert-Liste für Überstunden oder andere Warnungen
Große Live-Uhr: Zeigt die genaue aktuelle Uhrzeit und das Datum
Status-Box: Zeigt Arbeitszeit, Pausen genommen und verbleibende Pausen
Kontroll-Buttons: Start, Pause, Stopp Buttons zum Verwalten Ihrer Schicht
Tägliche Metriken: Überblick über Ihre heutigen Statistiken
Alerts & Nachrichten: Wichtige Benachrichtigungen über Überstunden oder Pausenregeln
Admin Überwachung
Live Worker Grid: Sehen Sie alle Worker und ihren aktuellen Status auf einen Blick
Color-coded Status: Grün (Normal) = alles OK, Gelb (Warnung) = Vorsicht erforderlich, Rot (Kritisch) = sofortige Aufmerksamkeit
Metriken per Worker: Stunden heute, Überstunden, Pausenstatus
Worker Details: Klicken Sie auf eine Worker-Karte für detaillierte Informationen
30-Tage Metriken: Historische Daten für Berichterstattung
Smart Alerts System
Überstunden Alert ((>9h): Warnt wenn ein Worker über 9 Stunden arbeitet
Pausenregel Alert: Warnt wenn ein Worker weniger als 25% seiner erlaubten Pausen nimmt
Kritische lange Schicht ((>10h): Kritischer Alert bei Schichten über 10 Stunden
2-Stunden Deduplication: Das System generiert nicht mehrmals den gleichen Alert innerhalb von 2 Stunden
24-Stunden Historie: Alle Alerts der letzten 24 Stunden sind verfügbar
Dokumentenmanagementsystem
Überblick
Verwaltung aller wichtiger Dokumente wie Zertifikate, Lizenzen und Belege mit Ablauf-Tracking:
- ✓ Drag & Drop Upload
- ✓ 5 Dokumentkategorien (Zertifikat, Führerschein, Beleg, Gesundheit, Sonstiges)
- ✓ Automatische Datenerkennung aus Dateinamen
- ✓ Expiration Date Tracking mit Benachrichtigungen
- ✓ Farbcodierte Status (Rot = abgelaufen, Gelb = läuft ab, Grün = aktiv)
- ✓ Admin Form-Templates für standardisierte Dokumente
Dokumente hochladen
1. Upload öffnen: Gehen Sie zu "Meine Dokumente" und klicken Sie "Dokument hochladen"
2. Datei wählen: Ziehen Sie eine PDF/Bild in die Upload-Zone oder klicken Sie zum Durchsuchen
3. Kategorie: Wählen Sie die passende Kategorie (Zertifikat, Lizenz, etc.)
4. Ablaufdatum: Geben Sie ein optionales Ablaufdatum ein
5. Upload: Klicken Sie "Upload" um das Dokument zu speichern
Das System versucht automatisch ein Ablaufdatum aus dem Dateinamen zu extrahieren:
Zertifikat_2024-12-31.pdf → Ablauf: 31. Dezember 2024
Lizenz_31.12.2025.pdf → Ablauf: 31. Dezember 2025
Ablauf-Tracking
Grüner Status: Dokument ist gültig und aktiv
Gelber Status: Dokument läuft bald ab (innerhalb von 30 Tagen)
Roter Status: Dokument ist abgelaufen und muss erneuert werden
E-Mail Benachrichtigungen: Sie erhalten Alerts 30 Tage, 14 Tage und 7 Tage vor Ablauf
Automatische Updates: Status wird täglich um 8 AM UTC aktualisiert
Admin Verwaltung
Alle Worker-Dokumente: Zentralisierte Übersicht aller Dokumente
Ablauf-Warnung: Automatische Benachrichtigungen für ablaufende Dokumente
Status Dashboard: Globale Metriken über Dokument-Status
Batch-Operationen: Bearbeitung mehrerer Dokumente gleichzeitig
Template erstellen: Standardisierte Formulare für Ihre Organisation
An Worker verteilen: Vorlagen einfach an Worker zuweisen
Einreichungen verfolgen: Übersicht welche Worker welche Templates eingereicht haben
Support und Kontakt
support@kgs-manager.de
Antwort innerhalb von 24 Stunden
+49 (0) 1234 56789
Mo-Fr 09:00 - 17:00 Uhr
KI Assistant im Dashboard (Chat Icon)
24/7 Verfügbar
API Dokumentation und Developer Guides
docs.kgs-manager.de